Die Digitalisierung der Arbeit für das eigene Unternehmen nutzen

Die Mitar­beit­er schreibt aus Tokio, der neue Auf­trag kommt aus Boston und das Büro befind­et sich in Lon­don. Die Arbeitswelt ist glob­al und mobil – dank mod­ern­ster Soft­ware-Lösun­gen und neuen Arbeitsmeth­o­d­en. Kleine und han­dliche Geräte wie Ultra­books oder Tabletts machen es möglich, dass sich das Büro im Zug, Flugzeug oder im Fond der Lim­ou­sine befind­et (Chris­t­ian Lind­ner lässt grüßen). Neue dig­i­tale IT-Lösun­gen syn­chro­nisieren unsere Dat­en und spe­ich­ern sie gesichert in der Cloud. Arbeit­en ist bald nicht mehr ortsab­hängig, son­dern tech­nolo­giegetrieben. Willkom­men in der dig­i­tal­en Arbeitswelt.

Neue Formen der Arbeit

Dieses Café hat vor mehr als zehn Jahren Geschichte geschrieben und markierte den Beginn ein­er neuen Arbeitswelt: Das Sankt Ober­holz am Rosen­thaler Platz 72a in Berlin. Gegrün­det von Ans­gar Ober­holz war es ein­er der ersten Cafés mit freiem WLAN und großen Tis­chen, an denen mit Lap­top und Espres­so gear­beit­et wer­den kon­nte. Das Bild des dig­i­tal­en Arbeit­ers wurde geschaf­fen. In dem Buch „Wir nen­nen es Arbeit“ gehen Holm Friebe und Sascha Lobo den Anfän­gen der dig­i­tal­en Arbeit auf den Grund. Ihr Faz­it: Die Art und Weise, wie wir arbeit­en hat sich in den let­zten Jahren fun­da­men­tal geän­dert. Home Office, Cowork­ing Spaces und eine ständi­ge Erre­ich­barkeit machen den Ort, wo wir arbeit­en, obso­let. Seit der Eröff­nung des leg­endären Sankt Ober­holz sind viele andere Cowork­ing Spaces ent­standen und ziehen ver­mehrt Entwick­ler und freie Jour­nal­is­ten an. Das Büro ist über­all und macht uns frei von Arbeit­szeit­en oder stick­i­gen Büros. Unter net­zaffinen Beruf­stäti­gen sind die drei schlimm­sten Feinde mit­tler­weile: kein WLAN, leer­er Akku und keine Steck­dose für den Lap­top. Dass wir heute so unab­hängig arbeit­en kön­nen, ver­danken wir nicht nur neuen Tech­nolo­gien und damit immer leis­tungs­fähi­gen Com­put­ern. Auch die Wirtschaft hat erkan­nt, dass starre Arbeit­szeit­en und Präsenzzeit­en in engen Büros eher schaden als einen Nutzen brin­gen.

Nutzen Sie die Digitalisierung für sich

Wer im Jahr 2018 keine dig­i­tal­en Tools nutzt, hat schon ver­loren. Dieser Satz mag für einge­fleis­chte Unternehmer ein Schock sein. Aber die Dig­i­tal­isierung ist – auch wenn es wie eine Bin­sen­weisheit klingt – nicht mehr aufzuhal­ten. Doch bevor sich Unternehmen in den vie­len Tools und cloud­basierten Lösun­gen verir­ren, sollte mit Ruhe und Bedacht unter­sucht wer­den, welche Tools und Plat­tfor­men genutzt wer­den soll­ten. Eine mögliche Hil­fe sind Fra­gen, die Sie sich vor den Ein­satz der Tools stellen soll­ten:

  • Welche Arbeit­sprozesse gibt es im Unternehmen?
  • Wie viele Mitar­beit­er hat das Unternehmen?
  • Welche Art von Dat­en liegen vor?
  • Wie wird mit Kun­den über­wiegend kom­mu­niziert?
  • Wie wer­den Dat­en archiviert?
  • Welche Prob­leme sollen die Tools lösen?

Sind diese Fra­gen gek­lärt, kann mit der Suche nach dig­i­tal­en Tools begonnen wer­den.

Wichtig ist zu wis­sen, dass es Tools für die unter­schiedlichen Arbeit­sprozesse gibt:

  • Interne Kom­mu­nika­tion
  • Externe Kom­mu­nika­tion
  • Daten­sicherung
  • Ver­wal­ten und Bear­beitung von Dat­en
  • Zeit­er­fas­sung für Pro­jek­te
  • Pro­tokol­lierung von Arbeitsabläufen

Da Unternehmer in der Regel die neuesten Tools gar nicht ken­nen, lohnen sich oft­mals Tes­tac­counts oder Erfahrungs­berichte von Usern. Da die monatlichen Kosten einiger Tools im dreis­tel­li­gen Bere­ich liegen, sollte nicht übereilt entsch­ieden wer­den. Ver­gle­ichen Sie unter­schiedliche Tools und ver­schiede­nen Preisklassen, damit Sie später keine unan­genehme Über­raschung erleben.

Digitale Tools für die Arbeit 4.0

Im Durch­schnitt versenden Beruf­stätige bis zu 120 E‑Mails am Tag. Und nur jede vierte Mail wird laut der Forschungs­gruppe Work­place Stud­ies der Uni­ver­sität Biele­feld inner­halb von drei Stun­den beant­wortet. Keine Frage: Die E‑Mail ist immer noch eines der wichtig­sten Kom­mu­nika­tion­stools in der Arbeitswelt, aber andere Anbi­eter drän­gen auf diesen heißumkämpften Markt und haben nur ein Ziel: Die Kom­mu­nika­tion verbessern und beschle­u­ni­gen. In der Agen­turszene nimmt diese Entwick­lung merk­würdi­ge For­men. So gibt es in ein­er Dig­i­ta­la­gen­tur in Köln bis zu 13 Tools, die neue Mitar­beit­er beherrschen und anwen­den müssen. Die Span­nweite reicht von Kom­mu­nika­tion­stools wie Slack und Telegram über Trel­lo, Jira und Hoot­suite. Dazu kom­men noch pri­vate Dien­ste wie der Face­book Mes­sen­ger oder What­sapp. Sie alle sollen dabei helfen, dass Arbeitsabläufe schneller und bess­er ablaufen. Forsch­er war­nen vor diesen Trend und befürcht­en, dass unsere kog­ni­tiv­en Fähigkeit­en dadurch lei­den. Denn die vie­len Tools set­zen uns per­ma­nent unter Stress und zwin­gen uns, auf jede Benachrich­ti­gung und Verän­derung sofort zu reagieren.

Zeitalter der Plattformen

Dig­i­tale Plat­tfor­men lösen mehr und mehr gängige Soft­ware-Lösun­gen ab. Plat­tfor­men wie Face­book, Hub­spot oder Trel­lo bes­tim­men unser Arbeit­sleben und ermöglichen das dig­i­tale Arbeit­en. Wir kom­mu­nizieren und arbeit­en dig­i­tal. Das schafft eine Abhängigkeit, die es aber auch bei Soft­ware-Lösun­gen gab. Viele Anbi­eter wie Adobe haben das Sys­tem sog­ar per­fek­tion­iert: So gibt es seit 2015 keine physis­chen Soft­ware-Lösun­gen mehr. Pro­gramme wie Pho­to­shop oder InDe­sign wer­den aus der Cloud geladen und haben CD-Rohlinge und Raubkopi­en obso­let gemacht. Apple hat diesen Schritt schon vor Jahren erkan­nt und bietet in vie­len Mod­ellen sein­er Mac­Book-Rei­he keine CD-Laufw­erke mehr an. Die Beispiele von Adobe und Apple waren erste Anze­ichen dafür, dass wir immer mehr plat­tformab­hängig arbeit­en. Auch Face­book hat das vor eini­gen Jahren erkan­nt und für Unternehmen die Funk­tion „Work­place“ entwick­elt.

Zukunft der digitalen Arbeit

Wie wer­den wir in Zukun­ft arbeit­en? Wer­den Robot­er unsere Arbeit übernehmen und Mil­lio­nen von Beruf­stätige arbeit­s­los machen, wie jüngst der Ver­band BITKOM prophezeite? Fakt ist, dass in vie­len Arbeits­bere­ichen schon heute Robot­er im Ein­satz sind. In der Auto­mo­bilin­dus­trie sind sie seit Jahren Stan­dard und in der Kom­mu­nika­tion sollen Robot­er – auch Bots genan­nt – ab 2018 den Kun­denser­vice effizien­ter und kostengün­stiger machen. Denn Bots brauchen keinen Urlaub und arbeit­en 24 Stun­den am Tag. Aber bish­er ist der Ein­satz solch­er Bots noch sehr spo­radisch und die Effizienz eher ger­ing. Men­schen sind nach wie vor in diesem Bere­ich im Ein­satz. Aber die Dig­i­tal­isierung ähnelt dem Mooreschem Gesetz und kann in den kom­menden Jahren neue, bish­er ungeah­nte, Möglichkeit­en offen­baren. Ob Robot­er unsere Arbeit dem­nächst ist möglich – fragt sich nur wann und in welch­er Form.

Für Café-Besitzer Ober­holz hat die Dig­i­tal­isierung der Arbeit wirtschaftliche Vorteile mit sich gebracht. Längst hat der umtriebige Unternehmer auch einen Cowork­ing Space ober­halb des Cafés eröffnet und hält Vorträge zum The­ma dig­i­tale Arbeit. Dass das Buch von Sascha Lobo und Holm Friebe über die Dig­i­tal­isierung der Arbeit, welch­es vor mehr als zehn Jahren einen neuen Arbeit­sty­pus schuf, sein­er Zeit weit voraus war, beweisen die vie­len Vorträge und Sem­i­nare, die es seit­dem gibt. Dig­i­tale Arbeit ist in der Gesellschaft angekom­men und nicht mehr wegzu­denken.