Kassenbuchführung per Excel-Liste

Eine ord­nungs­gemäße Kassen­buch­führung liegt nicht vor, wenn die Aufze­ich­nun­gen erst am Monat­sende und mit Hil­fe eines han­del­süblichen Excel-Pro­gramms erstellt wer­den. Denn eine Nachvol­lziehbarkeit des ursprünglichen Inhalts ein­er erfol­gten Buchung ist bei durchge­führten Änderun­gen nicht mehr durch die Aufze­ich­nun­gen selb­st gegeben.

Kassenbuchführung per Excel-Liste

Nach § 162 AO hat die Finanzbe­hörde die Besteuerungs­grund­la­gen zu schätzen, soweit sie diese nicht ermit­teln oder berech­nen kann. Dabei sind alle Umstände zu berück­sichti­gen, die für die Schätzung von Bedeu­tung sind. Zu schätzen ist ins­beson­dere dann, wenn der Steuerpflichtige über seine Angaben keine aus­re­ichende Aufk­lärung zu geben ver­mag oder weit­ere Auskun­ft oder eine Ver­sicherung an Eides statt ver­weigert oder seine Mitwirkungspflicht­en nach § 90 Abs. 2 AO ver­let­zt. Das Gle­iche gilt, wenn der Steuerpflichtige Büch­er oder Aufze­ich­nun­gen, die er nach den Steuerge­set­zen zu führen hat, nicht vor­legen kann, wenn die Buch­führung oder die Aufze­ich­nun­gen der Besteuerung nicht nach § 158 AO zugrunde gelegt wer­den oder wenn tat­säch­liche Anhalt­spunk­te für die Unrichtigkeit oder Unvoll­ständigkeit der vom Steuerpflichti­gen gemacht­en Angaben zu steuerpflichti­gen Ein­nah­men oder Betrieb­sver­mö­gens­mehrung beste­hen (§ 162 Abs. 2 AO). Gemäß § 158 AO ist die Buch­führung, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entspricht, der Besteuerung zugrunde zu leg­en, soweit nach den Umstän­den des Einzelfalls kein Anlass beste­ht, ihre sach­liche Richtigkeit zu bean­standen.

Eine GmbH (oder hier: eine UG) ist als Han­dels­ge­sellschaft gemäß § 238 Abs. 1 HGB zum Führen von Büch­ern verpflichtet. In dem Fall muss die Buch­führung nach § 145 Abs. 1 AO so beschaf­fen sein, dass sie einem sachver­ständi­gen Drit­ten inner­halb angemessen­er Zeit einen Überblick über die Geschäftsvor­fälle und über die Lage des Unternehmens ver­mit­teln kann. Die Geschäftsvor­fälle müssen sich in ihrer Entste­hung und Abwick­lung ver­fol­gen lassen.

Im hier entsch­iede­nen Fall entsprach die Buch­führung der Unternehmerin entspricht nicht der Vorschrift des § 146 AO. Nach § 146 Abs. 1 AO sind die Buchun­gen und die son­st erforder­lichen Aufze­ich­nun­gen voll­ständig, richtig, zeit­gerecht und geord­net vorzunehmen. Kassenein­nah­men und Kasse­naus­gaben sollen täglich fest­ge­hal­ten wer­den. Eine Buchung oder eine Aufze­ich­nung darf gemäß § 146 Abs. 4 AO nicht in ein­er Weise verän­dert wer­den, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr fest­stell­bar ist. Auch solche Verän­derun­gen dür­fen nicht vorgenom­men wer­den, deren Beschaf­fen­heit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder es später gemacht wor­den sind.

Nach Maß­gabe dieser Vorschriften sind die Aufze­ich­nun­gen der GmbH nicht ord­nungs­gemäß. Die GmbH hat Ein­nah­men und Aus­gaben in einem mit Hil­fe ein­er Excel-Tabelle geführten Kassen­buch erfasst. Obwohl die Miete wöchentlich in bar vere­in­nahmt wurde und auch Betrieb­saus­gaben häu­fig bar beglichen wur­den, sind die Ein­nah­men und Aus­gaben nach den Angaben der Liq­uida­torin erst am Monat­sende und damit nicht zeit­nah im Kassen­buch erfasst wor­den. Die Buch­führung der GmbH bietet danach nicht die Gewähr, dass die Aufze­ich­nun­gen voll­ständig und richtig sind. Eine Kassen­sturzfähigkeit war nicht gegeben, da die Bareinah­men und ‑aus­gaben nicht zeit­nah, d. h. am sel­ben Tag erfasst wur­den.

Darüber hin­aus kön­nen Änderun­gen der Kasse­naufze­ich­nun­gen nicht nachver­fol­gt wer­den. Nach den Grund­sätzen ord­nungs­gemäßer DV-gestützter Buch­führungssys­teme (GoBS)1 darf eine ein­mal erfol­gte Buchung nicht verän­dert wer­den. Bei ein­er Verän­derung ein­er erfol­gten Buchung muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung, z. B. durch Aufze­ich­nun­gen über durchge­führte Änderun­gen (Storno- oder Neubuchung), die als Bestandteil der Buch­führung aufzube­wahren sind, fest­stell­bar bleiben (vgl. Tz. 3.2. der GoBS). Diesen Ansprüchen genügt die mit ein­er nor­malen Excel-Tabelle erstellte Kassen­buch­führung nicht. Änderun­gen der ein­mal gebucht­en Werte sind jed­erzeit möglich, ohne dass dies anhand der Aufze­ich­nun­gen nachvol­lziehbar wäre. Nicht aus­re­ichend ist es, dass erfol­gte Änderun­gen evtl. durch Ausle­sen des Pro­gramms sicht­bar gemacht wer­den kön­nten. Vielmehr müssen durchge­führte Änderun­gen in den Aufze­ich­nun­gen selb­st nachvol­l­zo­gen wer­den kön­nen. Dies ist bei den Kasse­naufze­ich­nun­gen der GmbH nicht gewährleis­tet, die in § 158 AO ange­ord­nete Beweiskraft der Buch­führung ist damit für den Stre­it­fall aus­geschlossen2. Es kommt nicht darauf an, ob die von der GmbH erst am Monat­sende und damit nicht zeit­nah erfol­gten Buchun­gen tat­säch­lich danach noch verän­dert wur­den. Eben­so wenig kommt dem Fehlen von Kon­tierungsver­merken eine darüber hin­aus­ge­hende Bedeu­tung zu.

Finanzgericht Ham­burg, Urteil vom 17. Sep­tem­ber 2015 — 2 K 253/14

  1. BMF, Schreiben vom 07.11.1995 — IV A 8‑S 0316–52/95, BSt­Bl I 1995, 738 []
  2. vgl. BFH, Beschluss vom 12.03.2008 — I B 176/07 []